Comment se conformer aux RGPD lorsque l’on est traducteur ?

Le Règlement Général de la Protection des Données est entré en vigueur le 25 mai 2018. Pour autant, toutes les entreprises ne sont pas à jour et de nombreuses questions sont régulièrement soulevées sur la nécessité d’une mise en conformité ou non. Pour répondre aux questions de nos traducteurs, voici quelques conseils.

RGPD

Manipulez-vous des données personnelles ?

Même si vous travaillez en B to B avec des agences de traduction ou des clients directs, vous avez probablement un fichier qui mentionne au moins le nom et le prénom de vos donneurs d’ordre. Dès lors, vous manipulez des données personnelles ! La première chose à faire est de trier les données que vous avez collectées pour ne garder que ce qui est nécessaire à votre activité : en général le nom de la société ou de l’agence, le nom et le prénom de votre client ou prospect, sa fonction, son adresse e-mail, son téléphone.

Où sont situés vos clients ?

Le RGPD est le cadre juridique européen qui protège les données personnelles de tout citoyen européen. Si vos clients ou prospects sont résidents de l’UE, alors vous devez prendre quelques mesures pour être en conformité.

Devez-vous vous mettre en conformité alors que vous travaillez par portage salarial ?

Bien que vous soyez salarié porté chez MISSIONS-CADRES, vous êtes autonome dans la gestion de votre clientèle et dans la promotion de votre activité. En ce sens, vous engagez la responsabilité de votre structure de portage qui ne peut pas concrètement vérifier la conformité RGPD de ses centaines de collaborateurs.

Quelques règles simples à mettre en œuvre

Tenir un registre de données personnelles simplifié

Il s’agit d’un document à compléter ( voir modèle CNIL en ligne) et à mettre à jour régulièrement. En cas de demande, vous devez être en mesure de le présenter.

Ajouter par mesure de précaution une mention sur ses documents

Vous rédigez un devis ? Le mieux est d’ajouter la mention suivante : « X s’engage à ce que la collecte, le traitement et la protection de vos données soient conformes à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général de la Protection des Données n° 2016/679/UE du 27 avril 2016, applicable depuis le 25 mai 2018. Conformément à la règlementation, vous disposez d’un droit de retrait, de rectification, d’utilisation partielle ou de portabilité et d’accès à vos données personnelles. »

Sécuriser son système informatique

L’un de vos engagements est d’assurer la protection des données que vous collectez. Il faut donc prendre des mesures simples pour ne pas perdre les données (enregistrer des sauvegardes), pour éviter virus et intrusions sur votre ordinateur (pare-feu, antivirus à installer, mises à jours régulières à faire) et en utilisant des codes d’accès suffisamment complexes pour qu’ils ne soient pas faciles à hacker.

Faites-vous de la promotion pour votre activité de traducteur ?

Si vous gérez un site internet, si vous avez un blog, si vous réalisez des newsletters à destination de vos clients, alors vous devez rédiger plusieurs articles : une mention dès l’ouverture du site ou du blog sur la gestion des cookies « En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies pour vous proposer du contenu personnalisé et réaliser des statistiques de visite afin d’améliorer votre expérience utilisateur. » Vous devez également insérer une page politique de confidentialité. Reportez-vous aux mentions légales du site de MISSIONS-CADRES pour avoir une idée claire sur les mentions à rédiger.

Si votre site comporte un formulaire de contact, vous devez ajouter une mention :

« En soumettant ce formulaire, j’accepte que les informations saisies soient exploitées dans le cadre de ma demande de contact et d’informations avec X et de relations commerciales qui pourraient en découler.

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 et remplacée par le nouveau Règlement Européen de la Protection des données, vous pouvez exercer un droit d’accès, de rectification, de suppression,d’opposition et de portabilité de vos données en contactant …(ajout de vos coordonnées). »

Si vous réalisez des newsletters ou des e-mailings, il faut rappeler au destinataire qu’il a un droit d’accès à ses données personnelles et lui donner la possibilité de se désinscrire s’il le souhaite.


Vous avez d’autres questions sur le sujet ? Contactez votre conseiller MISSIONS-CADRES au 04 50 36 70 97.


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© Illustration : Vasily Merkushev - Fotolia

 

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